Fórmulas de Excel para Pequenas Empresas

A utilização de planilhas eletrônicas é uma alternativa de custo zero para organização de um negócio

Fórmulas de Excel para pequenas empresas

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• Células
• Atalhos do Teclado
• Fórmulas de Excel
• Soma
• Filtro
• Subtotal

Uso de planilha eletrônica colabora para que pequenos negócios não precisem contratar sistemas de gestão caros e ajuda livrar do terrível uso do papel para controle orçamentário que frequentemente fica esquecido em uma gaveta.

O Excel é um programa da Microsoft e não é a única planilha eletrônica. Como deve saber, é pago e já há alguns anos atrás seu pagamento se tornou mensal. Mas existe também o Calc da LibreOffice que é de software livre e gratuito e utilizamos aqui na Info Usado. Também usamos o Google Sheets do Google na nuvem Google Drive.

Contudo, as fórmulas aqui apresentadas foram executadas no Excel pacote Microsoft Office Professional Plus 2019 por ser o programa mais utilizado no setor de informática. O importante é conhecer tais fórmulas para ajudar na organização do negócio. A adaptação destas fórmulas para o Calc ou Google Sheets pode ser encontrada na internet.

Células

Antes de entrar nas explicações, você precisa entender o que é uma célula. Formada por uma intersecção entre linha e coluna, este campo é identificado por uma LETRA seguida de um NÚMERO. Por exemplo, a célula A1 está na coluna A e na linha 1. Pense como se fosse uma batalha naval.

Você ouvirá bastante a palavra variável, não só em planilhas eletrônicas, mas também em desenvolvimento de software. Aqui, variável é uma valor atribuído em uma célula representa valores como números. Entende-se por este conceito que o valor de uma variável, ou seja, número dentro de uma célula torna-se editável podendo ser salvo, excluído, reduzido, acrescentado e outras infinidades de operações.

Dentro do Excel, deixo claro que a variável será números porque os iniciantes utilizam mais dados do tipo inteiro (sem casas decimais) e real (com casas decimais). Usuários avançados tem a variável como recebedora de lógica booleana (verdadeiro ou falso), texto e outras formas. Essa característica é também pertinente no desenvolvimento de sistemas.

Você deve se perguntar:

Qual a relação do Excel com programas?

Respondo. O Excel pode fazer programas de diversos tipos. Existem pessoas que criam gráficos mirabolantes e vendem este programa como se fosse Business Intelligence (BI) usado para empreendedores analisar o resultado de seu negócio. Não só o Excel, os outros programas de planilhas eletrônicas acima também.

Aqui, use o conceito de variável como armazenagem de valores numéricos. Você verá abaixo seu uso na função soma.

Atalhos do Teclado

Os atalhos ajudam a ganhar tempo durante edição, inclusão ou exclusão de dados e na navegação. 

• Ctrl + Seta (cima, baixo, esquerda ou direita) ajuda a alcançar a célula preenchida mais próxima.
• Ctrl + T seleciona todas as células preenchidas.
• Ctrl + Shift + Seta (cima, baixa, esquerda ou direita) seleciona toda a coluna até a sua última célula preenchida.
  

 

Fórmulas de Excel

As fórmulas que você usará estão da planilha abaixo e representa a simulação de um controle de estoque e a movimentação financeira de uma assistência técnica, seja ela de impressora, desktop, notebook ou nobreaks.

Lembre-se que para iniciar uma fórmula é necessário invocar com o sinal = (igual).

As fórmulas a serem estudadas são soma, subtotal, cont.se, somase e procv.

Vamos para a prática.

Soma

A soma irá somar um intervalo de células preenchidas apenas com números sem critério de filtro. Essa palavra critério você entenderá melhor quando usar a fórmula subtotal. A coluna a ser somada é a Subtotal com valores presentes na coluna.

Fórmula SOMA

 

A coluna E tem o total de 2882,07. Para chegar a este valor, foi invocado a fórmula deste modo =SOMA() e dentro dos parênteses o intervalo das células E2 até E17 ou das variáveis E2 até E17. 

Fórmula SOMA com seleção das variáveis

 

Onde a Info Usado usa a fórmula soma?

• Número de peças cadastradas por mês no site.
• Controle de estoque por itens e quantidade.
• Soma total das horas trabalhadas ao mês.

Filtro

O filtro ajuda a escolher linhas específicas e contribui em buscar dados mais rapidamente ao fazer a separação de todo o restante. Lembre do "separar o joio do trigo". Deste modo, não é uma fórmula, mas uma função, ou seja, não precisará usar o sinal de = para invocar variáveis.

Ainda no exemplo anterior, veja como aplicar o filtro ao selecionar o cabeçalho das colunas e clicar no canto superior direito a opção Classificar e Filtrar e selecione Filtro.

Aplicação do filtro

A filtragem aplicada tem setinhas ao lado de cada título da tabela. Ao clicar na setinha, será mostrado todos os dados preenchidos naquela coluna.

Filtrar é isso, é selecionar os valores que foram lançados na respectiva coluna.

Filtro aplicado no cabeçalho das colunas.

 

Veja um exemplo. Foi usado o filtro para selecionar o identificador (id) da coluna. Também poderia ser usado para escolher as placas-mães e outros produtos.

Filtro aplicado nas IDs da coluna

Onde a Info Usado usa a função filtro?

• Não em uso, mas está sendo criada uma planilha para acompanhar a curva ABC mensal.

Subtotal

O subtotal é útil com a utilização dos filtros. A soma será feita a partir do filtro escolhido.

O subtotal usado nos exemplos abaixo é combinado com a soma através da opção 9. Além da soma, existem dentro do subtotal as operações média, contagem, valor máximo, valor mínimo, multiplicação e entre outras. Cada operação tem seu número identificador reservado, logo, o número 9 pertence à operação aritmética subtotal.

Edição da fórmula subtotal com opção 9 para soma

 

Veja a combinação do subtotal opção soma e o filtro.

Subtotal fez a soma apenas das variáveis selecionadas com o filtro

Onde a Info Usado usa a fórmula subtotal?

• Assim como a função filtro, a fórmula subtotal está inclusa em uma planilha em desenvolvimento que será usada para controle da curva ABC mensal.

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Esta é uma seção introdutória. No próximo artigo será abordado fórmulas avançadas.

Se tem algo para acrescentar e que possa ajudar outras pessoas, por favor, deixe nos comentários abaixo.

Este é um blog da Info Usado que divulga informações e conhecimento técnico. A Info Usado entrega peças gentilmente usadas de informática.

 

Márcio Baldo